Muitas empresas começam a vender online com uma loja montada à parte do ERP. No início funciona: são poucas encomendas, alguém as copia para o sistema e o stock atualiza-se à mão. À medida que as vendas crescem, esse trabalho manual torna-se o principal ponto de estrangulamento, e é aí que a integração entre loja e ERP deixa de ser um luxo.
Stock e preços sempre certos
Quando a loja e o ERP partilham a mesma informação, o stock disponível mostrado ao cliente é o stock real. Isto evita o cenário mais desagradável do comércio eletrónico: vender um artigo que já não existe e ter de pedir desculpa ao cliente, cancelar a encomenda e, por vezes, receber uma má avaliação.
O mesmo vale para os preços. Se as tabelas, os descontos por cliente e as promoções são geridos no ERP, a loja pode consumi-los diretamente, em vez de obrigar a manter dois conjuntos de valores. Cada preço alterado num único sítio reduz a margem para erros e para incoerências entre canais.
Defina com clareza qual dos sistemas é a «fonte de verdade» para cada tipo de dado. Em regra, o ERP manda no stock, nos preços e nos dados fiscais; a loja é dona da experiência de navegação e dos conteúdos de apresentação.
Encomendas sem dupla introdução
Numa integração bem feita, uma encomenda paga na loja chega ao ERP como documento pronto a processar, com cliente, moradas, artigos, portes e método de pagamento. A equipa de armazém recebe a ordem de separação e a faturação é emitida automaticamente, com os dados fiscais corretos.
Os benefícios são visíveis no tempo e na qualidade. Desaparecem os erros de transcrição de moradas e referências, as encomendas deixam de ficar esquecidas numa caixa de email e o cliente pode receber o número de seguimento assim que a expedição é registada, sem que ninguém o escreva à mão.
Não esqueça o sentido inverso. O estado da encomenda, as devoluções e as notas de crédito devem refletir-se na loja, para que o cliente consulte a informação certa na sua área de conta e a equipa de apoio não tenha de responder a perguntas que o sistema já sabe responder.
Cuidados na integração
A primeira cautela é com o volume e a frequência das trocas de dados. Uma sincronização de stock a cada poucos segundos pode sobrecarregar um ERP não preparado, enquanto uma atualização diária é insuficiente em épocas de promoções. Ajuste a frequência à realidade do negócio e teste em condições de pico.
Em segundo lugar, trate os erros como parte do processo. O que acontece se uma encomenda chegar com um artigo inexistente ou com um NIF inválido? Deve existir um registo de falhas, alertas para quem as pode resolver e uma forma simples de reprocessar a encomenda sem duplicar documentos.
Finalmente, valide o cumprimento das obrigações fiscais e de proteção de dados. Os dados dos clientes passam entre dois sistemas, pelo que convém garantir comunicações cifradas, acessos limitados e uma política clara sobre o que é guardado e durante quanto tempo.
