Há projetos de ERP tecnicamente impecáveis que acabam por desiludir. Os dados migraram bem, as integrações funcionam, o servidor responde depressa, mas os utilizadores continuam a trabalhar em folhas de cálculo porque «assim é mais rápido». Quase sempre, a causa é a mesma: formação insuficiente ou mal pensada.
Formar por perfis
Uma sessão única para toda a empresa raramente funciona. Um responsável de armazém precisa de saber receber mercadoria e movimentar stock; a administrativa precisa de emitir e corrigir documentos; a direção precisa de consultar indicadores. Cada perfil tem tarefas, vocabulário e ritmo diferentes.
Desenhe a formação a partir de situações reais do dia a dia, e não a partir do menu do programa. «Registar uma encomenda de um cliente novo com condições especiais» ensina muito mais do que percorrer todos os campos de uma ficha. Sempre que possível, use dados da própria empresa num ambiente de testes.
Identifique em cada departamento um utilizador de referência, alguém com facilidade em tecnologia e credibilidade junto dos colegas. Será quem tira as primeiras dúvidas, evitando que todas as questões cheguem ao fornecedor.
Acompanhar depois do arranque
As dúvidas verdadeiras só aparecem quando o sistema entra em produção. Reserve as primeiras semanas para acompanhamento próximo, presencial ou remoto, com horas definidas para esclarecimentos. É nesta fase que se corrigem maus hábitos antes de se tornarem rotina.
Registe as dúvidas mais frequentes e transforme-as em guias curtos, com ecrãs e passos numerados, acessíveis a toda a equipa. Passado algum tempo, volte a reunir os utilizadores para perceber o que continuam a fazer fora do ERP e porquê: muitas vezes há um passo simples que ninguém lhes mostrou.
