Mudar de ERP assusta muitas empresas, e com razão: o sistema toca na faturação, no stock, na contabilidade e, muitas vezes, na relação com os clientes. Um arranque mal preparado pode significar faturas atrasadas, encomendas perdidas e uma equipa frustrada. Mas uma migração bem planeada decorre, na maior parte dos casos, sem que o cliente final dê por nada.

A diferença está na preparação. Quase todos os problemas de arranque têm origem em decisões que foram adiadas: dados por limpar, processos por definir, pessoas por formar. Este artigo reúne os três momentos que mais pesam.

Planear antes de escolher

O erro mais comum é começar pela escolha do produto. Antes de ver demonstrações, é preciso saber o que se quer resolver. Reúna as pessoas que utilizam o sistema todos os dias, da faturação ao armazém, e mapeie os processos tal como acontecem na realidade, incluindo os desvios e as exceções.

Com esse mapa, defina o que é indispensável, o que é desejável e o que pode ficar para uma segunda fase. Esta distinção protege o projeto de dois extremos: o sistema que não faz o essencial e o projeto que nunca arranca porque se quis resolver tudo de uma vez.

Defina também a data de arranque em função do calendário do negócio, e não do contrário. Evite fins de trimestre, campanhas, inventários e épocas altas. Para muitas PME, o melhor momento é logo a seguir a um fecho contabilístico, quando os saldos estão consolidados.

Limpar e migrar os dados

Migrar dados sujos para um sistema novo apenas muda o problema de sítio. Aproveite o projeto para eliminar clientes duplicados, artigos sem movimento, fornecedores inativos e códigos que já ninguém percebe. Quanto menos dados desnecessários migrarem, mais simples e rápido será todo o processo.

Decida o que se migra e com que profundidade. Em geral, os dados mestre (clientes, fornecedores, artigos, plano de contas) e os saldos em aberto devem migrar por completo; o histórico antigo pode ficar acessível em modo de consulta, sem entrar no sistema novo.

Faça pelo menos uma migração de teste e peça a quem conhece os dados que os valide. Compare totais de stock, saldos de clientes e saldos contabilísticos entre os dois sistemas. As diferenças encontradas nesta fase são baratas de corrigir; as encontradas após o arranque, não.

Formar e arrancar por fases

Sempre que possível, evite o arranque «big bang» em que tudo muda numa segunda-feira de manhã. Arrancar por módulos ou por unidades, por exemplo começando pela contabilidade e pela faturação e passando depois ao armazém, reduz o risco e permite aprender com as primeiras semanas.

Mantenha o sistema antigo em modo de consulta durante algum tempo e tenha um plano de recuo claro: o que acontece se, no primeiro dia, a emissão de faturas falhar? Quem decide voltar atrás e com que critério? Ter estas respostas escritas retira pressão à equipa.

Por fim, reserve tempo para a formação e para o acompanhamento presencial nos primeiros dias. Uma pessoa de referência por departamento, com acesso direto ao parceiro de implementação, resolve em minutos dúvidas que de outra forma se transformariam em horas de trabalho manual e em desconfiança no sistema novo.