Faturação eletrónica: o que muda para as PME e como o ERP ajuda

A faturação eletrónica deixou de ser uma novidade para se tornar uma exigência crescente do dia a dia empresarial. Para muitas PME, o tema chega através de clientes que só aceitam faturas num determinado formato, de plataformas públicas ou de requisitos fiscais que se vão somando.

O que diz a lei

Em Portugal, a emissão de faturas está sujeita a regras próprias: utilização de programas de faturação certificados pela Autoridade Tributária, comunicação de dados, código QR e ATCUD nos documentos, entre outras. Na contratação pública, a fatura eletrónica estruturada é já obrigatória nos fornecimentos ao Estado, e o enquadramento nas relações entre empresas tem vindo a evoluir.

Para uma PME, isto significa duas coisas. Primeiro, que o software de faturação tem de estar certificado e atualizado. Segundo, que convém acompanhar o calendário das novas obrigações e preparar a empresa com antecedência, em vez de reagir sob pressão quando um cliente importante exigir um novo formato.

Um fator a ter em conta é a distinção entre fatura em PDF e fatura eletrónica estruturada. Um PDF enviado por email é apenas uma imagem do documento; já a fatura estruturada (por exemplo, em formato XML) pode ser lida e processada automaticamente pelo sistema de quem a recebe, sem reintrodução manual.

Como o ERP automatiza o processo

Um ERP bem configurado emite a fatura a partir da encomenda ou da guia de remessa, sem reintrodução de dados, aplica automaticamente as taxas de IVA e as séries corretas, gera o ATCUD e o código QR e arquiva os documentos de forma organizada. Isto reduz erros e poupa tempo à equipa administrativa.

Para clientes que exigem faturação estruturada, o ERP pode gerar o ficheiro no formato pedido e enviá-lo pelo canal adequado, seja por email, por portal ou por integração direta. Também a receção de faturas de fornecedores pode ser automatizada, com leitura do documento e lançamento na contabilidade para validação.

Por fim, a ligação entre faturação, contabilidade e tesouraria dá visibilidade imediata sobre o que está faturado, cobrado e em atraso. Isso permite avisar clientes a tempo, reduzir prazos médios de recebimento e preparar com menos esforço obrigações como o SAF-T.