Todas as empresas têm uma história sobre o disco que avariou, o ficheiro que alguém apagou sem querer ou o portátil que ficou esquecido num táxi. Em quase todas, a diferença entre um contratempo e um desastre foi a existência (ou não) de uma boa cópia de segurança. Existe uma regra simples, usada há muitos anos, que ajuda a pensar nisto.

Três cópias, dois suportes, uma fora

A regra 3-2-1 diz que deve ter pelo menos três cópias dos dados (a original e duas cópias), guardadas em dois tipos de suporte diferentes (por exemplo, um disco externo e a cloud), com uma cópia fora das instalações. Assim, nenhum incidente isolado, seja uma avaria, um incêndio, uma inundação ou um furto, destrói todas as cópias ao mesmo tempo.

Na prática, uma PME pode ter o servidor de ficheiros, uma cópia diária num NAS ou disco externo e uma segunda cópia cifrada num serviço de cloud. Para dados muito críticos, existe ainda a variante com uma cópia «offline» ou imutável, que não pode ser alterada nem apagada durante um período definido, e que protege contra ransomware.

Decida também o que copiar e com que frequência. Bases de dados do ERP, ficheiros de clientes e emails podem justificar cópias várias vezes ao dia; arquivos antigos, uma vez por semana. Defina por quanto tempo guarda cada versão e confirme que cumpre as obrigações legais de conservação.

Testar a recuperação

Um backup que nunca foi testado é apenas uma esperança. Muitas empresas só descobrem que as cópias estão incompletas, corrompidas ou impossíveis de restaurar no momento em que mais precisam delas. Agende testes regulares: escolha alguns ficheiros, uma base de dados ou um servidor completo e restaure-os num ambiente separado.

Meça quanto tempo demora a recuperação e compare com o que o negócio pode suportar. Se restaurar o ERP demora dois dias e a empresa não consegue estar parada mais de meio dia, o plano precisa de ser revisto, com mais largura de banda, outra tecnologia ou uma réplica pronta a assumir.

Por fim, automatize e monitorize. Os backups devem correr sem intervenção humana e enviar um alerta quando falham. Registe os resultados e atribua a alguém a responsabilidade de os rever, mesmo que seja apenas uma verificação semanal de cinco minutos.