Um incêndio, uma falha elétrica prolongada, um ataque informático ou a avaria de um servidor: situações diferentes, com o mesmo efeito, a empresa para. O plano de continuidade de negócio descreve o que fazer nesses momentos, para que a decisão não tenha de ser improvisada em plena crise. Não precisa de ter centenas de páginas; precisa de ser claro, atual e conhecido.
Eis um caminho em cinco passos, que se podem resumir em três blocos principais.
Identificar o que é crítico
O primeiro e o segundo passo andam juntos: perceber o que a empresa não pode deixar de fazer (faturar, expedir, atender clientes, pagar salários) e quais os sistemas, pessoas e fornecedores de que essas atividades dependem. Para cada processo crítico, liste as dependências: ERP, internet, telefones, eletricidade, instalações, fornecedores-chave.
Com esta lista, avalie o que pode correr mal e com que probabilidade, e o impacto de cada cenário. Não é necessário ser exaustivo: concentre-se nos poucos cenários que, a ocorrerem, teriam efeitos graves, como a perda do servidor principal, a indisponibilidade do escritório ou uma falha prolongada de internet.
Definir tempos de recuperação
Para cada processo crítico, estabeleça dois valores: quanto tempo pode estar parado (o tempo máximo de recuperação) e quantos dados pode perder (o ponto de recuperação). Se a faturação não pode parar mais de meio dia e se o máximo aceitável de dados perdidos é o de uma hora, os backups e os sistemas têm de ser desenhados nesse sentido.
Estes números orientam o investimento. Recuperação em minutos exige réplicas e redundância; recuperação em dias pode contentar-se com cópias de segurança e equipamentos de substituição. Descreva depois, para cada cenário, as ações concretas: quem faz o quê, com que contactos, por que ordem, com que alternativas de trabalho (teletrabalho, outro local, procedimentos manuais temporários).
Testar o plano
Um plano que nunca foi testado dificilmente funciona. Realize exercícios simples, como simular a indisponibilidade do servidor e verificar se a equipa sabe o que fazer, ou restaurar um backup e medir o tempo. Registe o que falhou e corrija.
Atualize o plano pelo menos uma vez por ano e sempre que houver mudanças relevantes: novos sistemas, novas instalações, alterações de pessoas. Guarde cópias fora dos sistemas que podem falhar, em papel e num local acessível, e garanta que todos sabem onde está e quem tem a responsabilidade de o ativar.
