Pergunte a qualquer gestor quantos computadores tem a empresa, quantas licenças de software paga e quando expiram os certificados do site. A resposta mais comum é uma pausa. Um inventário atualizado de equipamentos e licenças parece um trabalho administrativo menor, mas sustenta decisões de segurança, de orçamento e de conformidade.
O que registar
Para cada equipamento, registe o tipo, o modelo, o número de série, a data de compra, o utilizador atual, a localização e o estado da garantia. Para o software, registe o produto, o tipo de licença, o número de licenças, a chave ou conta associada, as datas de renovação e o custo.
Inclua também o que se esquece com facilidade: domínios, certificados, contas de serviços na cloud, subscrições pagas por cartão de colaboradores, equipamentos de rede e dispositivos móveis. Quanto mais completo for o retrato, mais útil é o inventário.
Uma folha de cálculo bem organizada serve para começar; com o crescimento da empresa, uma ferramenta de gestão de ativos que descubra equipamentos automaticamente poupa muito trabalho.
Manter o inventário atualizado
O inventário só tem valor se refletir a realidade. Associe a sua atualização aos momentos em que as coisas mudam: entrada de um colaborador, substituição de um equipamento, compra de uma licença, saída de uma pessoa. Atribua a responsabilidade a alguém, e inclua a revisão numa checklist periódica.
Compare regularmente o que está registado com o que realmente existe. Licenças pagas e não utilizadas são dinheiro desperdiçado; software instalado sem licença é um risco legal; equipamentos antigos sem atualizações são um risco de segurança. Com inventário em dia, estas situações tornam-se visíveis e resolúveis.
